個人情報保護方針 PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

株式会社ホロニック（以下「当社」という）は、「社会性のある利潤の確保、開かれた公平な組織、個性の尊重と自立、日々の革新」という当社経営理念と、「信頼関係を大切にし、お客さまの豊かな人生の実現を通じて社会に貢献する」というオリコグループの基本方針のもと、受託事業等において、個人情報取扱事業者として以下の方針に従い個人情報を取扱います。

1. 法令遵守
   当社は、すべての業務で取扱う個人情報および従業者の個人情報について、個人情報の保護に関する法令、関係省庁の個人情報保護に関するガイドライン、「個人情報保護指針」その他規範を遵守します。
2. 個人情報の利用・取得
   当社は、個人情報の取扱いに当たって、利用目的を定め、その利用目的の達成に必要な範囲内で利用し、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わないための措置を講じます。
3. 個人情報の提供等
   当社は、個人情報を第三者に提供する場合および第三者から個人関連情報を個人情報として取得する場合、原則としてあらかじめ同意をいただきます。また、個人情報を当社の提携企業や関係会社などに提供する場合、当社における取扱いと同様に適切な取扱いを求めます。
4. 不適正な利用の禁止
   当社は、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。
5. 個人情報の安全管理
   当社は、個人情報を適切に管理し、不当なアクセスや個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等に対する予防および是正に関する適切な措置を講じるとともに、個人情報の保護と適切な取扱いに関する社内教育を継続して実施します。
6. 業務委託
   当社は、個人情報の取扱いを委託する場合、個人情報の保護について適切な水準にある委託先を選定し、個人情報の安全管理が図られるよう適切に管理、監督します。
7. 個人情報の開示等
   当社の保有する個人情報および第三者提供記録について開示を希望される場合は、当社所定の手続きに基づき開示します。また、個人情報の開示の結果、万一内容に誤りがある場合には、速やかに訂正します。
8. 個人情報保護マネジメントシステム
   当社は、「個人情報保護マネジメントシステム」を継続的に見直し、個人情報の適切な取扱いに努めます。
9. 個人情報に関する問合せ・苦情・相談への対応
   当社は、個人情報の取扱いに関するご意見・ご質問・苦情・相談等については、窓口を設けて迅速かつ適切な対応を行います。

個人情報に関する問合せ/苦情・相談窓口

株式会社ホロニック　経営企画部長
〒160-0022　東京都新宿区新宿1-36-14　新宿御苑サイドビル8F
電話　03-5361-8741　　（平日9:00～17:00）

以上

安全管理措置について

基本方針の策定

当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令等の遵守」、「不適正な利用の禁止」、「個人情報の安全管理」、「継続的な改善」、「個人情報の問い合わせ窓口」等について個人情報保護方針を策定しています。

個人データの取扱いに係る規律の整備

収集・入力、利用・加工、保管・保存、移送・送信・提供および消去・廃棄の段階ごとに、責任者、取扱者の限定、個人データの安全管理、外部委託等に関する規程を策定しています。

組織的安全管理措置

• (1)個人情報の安全管理に関する統括責任者として個人情報管理責任者および個人データを取り扱う部署毎に個人情報管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人データの取扱状況を個人情報管理責任者へ報告する体制を整備しています。
• (2)個人情報の紛失、漏えい等の安全管理上の問題となる事故および規程等に違背する事案が発生し又はその兆候を把握した場合、個人情報管理責任者への報告連絡体制を整備しています。
• (3)個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、独立した内部監査部門による監査を実施しています。

人的安全管理措置

• (1)個人情報の取扱いに関する教育・研修計画を策定し、定期的に従業者に対し教育・研修を実施しています。
• (2)規程又は手続等に違背した場合の懲戒処分を定めた就業規則等を定め、従業者と個人データの非開示契約を締結しています。

物理的安全管理措置

• (1)個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
• (2)個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
• (3)個人データの削除および機器、電子媒体等の廃棄として、容易に復元できない手段によるデータ削除、個人データが記載された書類等又は記録された機器等の物理的な破壊等を行っています。

技術的安全管理措置

• (1)アクセス制御を実施し、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• (2)個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

委託先の監督

• (1)委託先における個人データの安全管理に係る基本方針・取扱規程や実施体制の整備状況、経営の健全性等、委託先選定の基準を定め、委託先を選定しています。
• (2)定期的又は随時に委託先における委託契約上の安全管理措置等の遵守状況を確認するとともに、契約内容が遵守されていない場合には、委託先が当該契約内容を遵守するよう監督しています。

個人情報開示申請

1. 個人情報の開示・訂正・削除・利用停止・第三者提供の停止等の申請について
   当社は、開示対象個人情報（※）について、お客様からの開示・訂正・削除・利用停止・第三者提供の停止等（以下「開示等」といいます）の申請に対応いたします。
   ただし、以下の場合を除きます。
   • ①開示対象個人情報に該当しない場合
   • ②本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   • ③法令に違反することとなる場合
   • ④当社または第三者の営業秘密・ノウハウに関する情報、個人に対する評価・分類・区分に関する情報であって、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   • ⑤その他、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   • ⑥所定の申請書類に不備があった場合
   • ⑦所定の申請書類に記載されている住所と、本人確認書類に記載されている住所や当サイトに入力された住所が一致しないなど、本人が確認できない場合
   • ⑧所定の申請手数料をお支払いいただけない場合
   • ⑨代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
   • ⑩訂正のお申し出において、当社の保有する個人情報の内容に誤りがないと判断した場合
   • ⑪削除・利用停止のお申し出において、当社が保有個人データの利用について利用目的の範囲を超えて利用していない、または不正な取得をしていないと判断した場合

   ※開示対象個人情報とは、コンピュータ、ファイリング等により検索可能な個人情報のうち、当社が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有するものであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいいます。

2. 個人情報の開示等の申請手続きについて
   • (1)開示申請者
     • ①本人
     • ②未成年者または成年被後見人の法定代理人
     • ③開示等の申請をすることにつき本人が委任した代理人

     ※代理人からの申請の場合は、本人にのみ直接開示する場合があります。あらかじめご了承ください。

   • (2)開示申請方法
     当社所定の「個人情報開示等申請書」（こちらよりダウンロードしてください）に下記の必要書類を添えて、郵送にて当社にお送りください。
     電話、ＦＡＸではご申請いただけませんので、あらかじめご了承ください。
   • (3)申請に必要な書類等
     • ①当社所定の個人情報開示等申請書
     • ②開示申請者がご本人の場合
       • a.ご本人を証明する書類として下記のうちいずれか1点の写し
         ●運転免許証　●パスポート　●写真付住民基本台帳カード　●運転経歴証明書　
         ●在留カード　●特別永住者証明書
       • b.上記の書類をお持ちでない場合は、以下の書類等のうち2点
         ●各種健康保険証の写し ●各種年金手帳の写し ●戸籍謄（抄）本 ●住民票の写し又は記載事項証明書
         ●外国人登録原票の写し又は記載事項証明書　●印鑑登録証明書
     • ③開示申請者が未成年者または成年被後見人の法定代理人の場合
       • a.法定代理人自身を証明するものとして、法定代理人に関する上記②のa.記載の書類等1点、またはb.記載の書類等2点。
       • b.法定代理人であることを証明する書類1点。
         • ｱ. 親権者の場合　本人との関係が証明できる戸籍謄本または住民票
         • ｲ. 未成年後見人の場合　本人との関係が証明できる戸籍謄本、または裁判所の選任決定書（写し）、後見登記の登記事項証明書
         • ｳ. 成年後見人の場合　裁判所の選任決定書（写し）または後見登記の登記事項証明書
     • 開示申請者が任意代理人の場合
       • a.任意代理人自身を証明するものとして、任意代理人に関する上記②のa.記載の書類等1点、またはb.記載の書類等2点。
       • b.代理を示す委任状（本人の署名および実印が押印されたもの）（こちらよりダウンロードしてください）
       • c.本人の印鑑登録証明書原本（発行日から３ヶ月以内）
   • (4)開示手数料
     1回の開示につき1,000円（税込）※郵便局の普通為替・定額小為替を同封してください。
     ※個人情報の訂正・削除・利用停止・第三者提供の停止の場合は、手数料はいただきません。
   • (5)開示方法
     本人または代理人の住所宛に書面にて郵送もしくは電磁的方法により開示させていただきます。
     ※代理人からの申請の場合は、本人にのみ直接開示する場合がございます。あらかじめご了承ください。
   • (6)開示までの期間
     開示申請書の受付日から原則10営業日を目処に回答いたします。ただし、調査に時間を要するなど10営業日以内に回答できない場合は、ご連絡いたします。
3. 個人情報の取扱いに関する問合わせ/苦情・相談窓口
   株式会社ホロニック　経営企画部長
   〒160-0022　東京都新宿区新宿1-36-14　新宿御苑サイドビル8F　電話　03-5361-8741
4. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
   認定個人情報保護団体の名称
   　一般社団法人 日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）
   苦情の解決の申出先
   認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室
   　住所　〒103－0012 東京都中央区日本橋堀留町2-4-3 日本橋堀留町２丁目ビル 8階
   　電話番号　03-3249-4104
   【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。】